Para lograr cubrir necesidades de las empresas es preciso formalizar los requerimientos mediante un proyecto normado. Las licitaciones, en este caso, se hacen esenciales: son procedimientos de carácter administrativo que se efectúan mediante un comprador, quien incitará a los proveedores a otorgar sus bienes o servicios. El comprador aceptará la oferta que más le convenga según los criterios establecidos, pero para satisfacer las necesidades de la empresa a través de una licitación se deben seguir ciertas reglas.

¿Cómo realizar una licitación de calidad que permita cerrar buenos negocios con clientes?

1. Elaboración de especificaciones

Para crear licitaciones, esta es una de las reglas más importantes: desarrollar detalladamente la información relacionada a la ejecución de la actividad con un costo asociado.

El servicio que prestas debe ser elaborado en pasos o actividades (partidas) con una secuencia numerada, explicando minuciosamente en cada una de ellas cómo este debe ser ejecutado por la empresa ganadora.

Es importante indicar si es suministro e instalación (material, labor, equipo) o solamente suministro (material).

Recuerda que cada paso representa un costo de labor (personal que requieres para la actividad, por ejemplo, cocineros, obreros, chofer, o ingenieros), material (el requerido para suministrar oportunamente el trabajo solicitado, como harina, concreto, vegetales, hojas) y equipo (herramientas, vehículo, camión, microondas) en un tiempo determinado para culminar la ejecución de la actividad.  Es por ello que se indica la forma de pago en unidades métricas a satisfacción del contratante.

2. Cómputos métricos y estimación

A lo anterior se suma la indicación de las cantidades, por unidades métricas, de lo que se requiere en el tiempo estimado (puedes utilizar Excel). Si la duración es de, por ejemplo, seis meses, debes indicar cuántas actividades ofrecerás en el tiempo previsto. Utiliza cinco columnas en Excel: descripción de la actividad, cantidad, unidad métrica, precio unitario y precio parcial.
La estimación del servicio se obtiene de la multiplicación de las cantidades por el precio unitario en cada actividad (precio parcial), y la sumatoria de todos los precios parciales te dará el resultado total aproximado del servicio.

3. Elaboración de planos

Los planos se utilizarán en los proyectos operacionales o en lo que sea necesario por su complejidad. Puedes contratar un dibujante para su elaboración.

4. Justificación operacional

Para crear licitaciones, la justificación te ayudará a exponer en forma clara la importancia y necesidad de tu servicio. Para desarrollar la justificación debes seguir los siguientes puntos:

-Objetivos

-Antecedentes

-Situación actual

-Memoria fotográfica

-Impacto operacional

-Alcance

-Recomendaciones

-Solicitud (firmada y avalada por el solicitante)

5. Planilla de solicitud para contratación

Este documento para contratación de obras y/o servicios contiene el sometimiento del expediente, lo cual tiene como objetivo facilitar la información del servicio al estratega de contratación de manera rápida. Esta planilla debe contener:

-Descripción del trabajo

-Justificación operacional

-Naturaleza de la actividad (servicio u obra)

-Monto estimado del servicio

-Duración del contrato

-Estrategia de contratación (concurso abierto, cerrado, consulta de precios).

-Condiciones generales (si tiene especificaciones, cómputos métricos, planos, equipos mínimos requeridos)

-Suministro de los materiales y de transporte

-Informe del lugar de ejecución del servicio, régimen laboral y jornada de trabajo

-Conformación de las cuadrillas típicas

-Persona contacto

-Modalidad de la contratación, ejemplo precio unitario y suma global

-Fecha para la que se requiere iniciar el servicio

-Especificar los aprobadores que someten y validan con sus firmas.

Cumpliendo estas 5 reglas, es seguro que lograrás cerrar buenos negocios. Las licitaciones, cuando son de calidad, cubren las necesidades de tu empresa y prometen una buena negociación.

Igualmente, para comprar o vender servicios al Estado, es importante que conozcas cada paso de la licitación, el funcionamiento del sistema y normativas específicas para ser proveedor, en el caso de Chile, ChileCompra.cl posee guías y cursos para perfeccionar el proceso de licitación, el cual es muy recomendado tomar previo a presentar una oferta.

El comprador necesita tener la certeza de que sus proyectos sean ejecutados con el menor riesgo posible, es entonces que, el seguro de garantía o póliza de garantía se transforma en el mejor aliado de las empresas.